Plan de captación

Esta calculadora hace el embudo al revés. Le dices cuánto quieres facturar de más al mes y devuelve las ventas que hacen falta, las oportunidades, los leads, las visitas y el presupuesto de anuncios para comprar esas visitas. Con el CAC, el CPL y el ROAS que salen del plan, y la etapa del embudo que más lo encarece.

La decisión que ayuda a tomar es si el objetivo es alcanzable con el embudo que tienes hoy, y a qué precio. Es la cuenta que debería ir antes de aprobar cualquier objetivo comercial. Casi siempre se hace al revés: se fija la cifra, se reparte el presupuesto a ojo y en marzo resulta que los números no salían.

Sirve para dos formas de vender. Venta online, donde la visita compra directamente. Y venta con leads, donde hay un formulario, una reunión y un cierre: ahí entran la cualificación de los leads y tu tasa de cierre.

Usa datos de los últimos tres a seis meses: con un solo mes, una campaña buena o un mes flojo te mueven todo el plan. Lo del embudo sale del CRM y de GA4; el coste por clic, de las plataformas de anuncios.

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   Cómo vendes

   Venta online si el cliente compra en la web sin hablar con nadie. Con leads si hay formulario, llamada o reunión antes de la venta.

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   Facturación nueva al mes

   Lo que quieres facturar de más, no la facturación total. Si hoy facturas 100.000 € al mes y quieres llegar a 140.000 €, son 40.000 €. Lo que ya facturas no necesita leads nuevos.

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   Ticket medio

   Lo que factura de media una venta nueva, sin IVA. Tiene que estar en la misma unidad que el objetivo: si el objetivo es facturación de un mes, el ticket es lo que factura un cliente nuevo ese mes.

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   Margen bruto

   Lo que queda de cada venta después del coste directo. La calculadora lo usa para el ROAS mínimo y el CAC máximo que aguanta el plan.

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   Conversión de la web

   Solo en venta online. Pedidos entre sesiones, en porcentaje, de GA4 o del panel de tu tienda.

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   Visita a lead

   Leads entre visitas de las páginas que captan. Si no tienes el dato por página, usa todas las sesiones de la web y todos los leads del formulario.

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   Lead a oportunidad

   La parte de los leads que llega a reunión o propuesta. Sale del CRM contando cuántos leads de hace dos o tres meses alcanzaron esa etapa.

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   Oportunidad a cliente

   Oportunidades ganadas entre oportunidades cerradas, ganadas más perdidas. Las que siguen abiertas no cuentan.

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   Ciclo de venta

   Días medios entre que entra el lead y firma. No cambia el presupuesto: te dice con cuánta antelación tienen que entrar los leads para facturar en el mes que quieres.

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    Coste por clic

    El CPC medio de las campañas que traen ese tráfico. Si tienes varios canales, la media ponderada por clics.

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    Parte que llega sin pagar

    El porcentaje de visitas que viene de SEO, directo o referidos. Esa parte no se compra, así que el presupuesto, el CAC y el ROAS se calculan solo sobre la de pago.

Se empieza por el final. Ventas = objetivo ÷ ticket. Cada etapa anterior es la siguiente dividida entre su tasa: oportunidades = ventas ÷ cierre, leads = oportunidades ÷ cualificación y visitas = leads ÷ conversión a lead. En venta online es más corto: visitas = ventas ÷ conversión.

De las visitas se quita la parte orgánica y el resto se multiplica por el CPC: ese es el presupuesto. El CAC de pago es el presupuesto entre las ventas que vienen de pago, y el ROAS del plan, la facturación de pago entre el presupuesto. La calculadora lo compara con tu ROAS mínimo, que es 1 ÷ margen bruto.

Hay un detalle que cambia cómo se mira el embudo: las tres tasas se multiplican. Subir un 20 % la visita a lead, la cualificación o el cierre baja el presupuesto exactamente lo mismo, en el ejemplo a 7.314 € al mes. Lo que cambia entre una y otra es lo que cuesta conseguirlo. Bajar un 20 % el CPC ahorra algo más: el presupuesto queda en 7.022 €.

Por eso el cuello de botella no es la etapa con la tasa más baja, sino la que está más lejos de su referencia. Un cierre del 25 % no es un problema. Una conversión a lead del 2,5 % en una web B2B, probablemente sí.

El veredicto compara el ROAS del plan con tu ROAS mínimo. Hay tres casos posibles:

• Este plan pierde dinero. El ROAS del plan está por debajo del mínimo: cada venta de pago cuesta más margen del que deja. Subir el presupuesto solo hace perder dinero más deprisa. Primero el embudo, después el presupuesto.
• Sale, pero muy justo. Por encima del mínimo, pero a menos de un 30 % de distancia. Funciona sobre el papel, y cualquier subida del CPC al escalar te deja en pérdidas. Al escalar, el CPC suele subir.
• El plan se paga solo. Más de un 30 % por encima del mínimo. El límite real ya no es la rentabilidad, sino cuánto tráfico puedes comprar a ese CPC sin que se encarezca.

El CAC de pago tiene su propio aviso: se pone en rojo si supera ticket × margen, que es lo máximo que puedes pagar por un cliente sin perder dinero en su primera venta. Si hay recompra o contratos recurrentes, puedes aceptar un CAC más alto, pero eso se decide con el payback, no a ojo.

Debajo del veredicto están el embudo con el cuello de botella marcado, la tabla de escenarios (cuánto presupuesto ahorra al año cada mejora) y la sensibilidad: qué casilla abarata más el plan si la mueves. Esa última es la que mejor ordena el trabajo de los próximos meses.

Si vendes con leads y pones el ciclo de venta, la calculadora te recuerda con cuántos días de antelación tienen que entrar los leads. Con un ciclo de 35 días, lo que quieras facturar en marzo depende de los leads que entren entre finales de enero y finales de febrero.

Si te falta alguna tasa, estos rangos sirven para empezar. La calculadora señala el cuello de botella comparando con estas referencias: un 2 % de conversión en venta online; un 3,5 % de visita a lead, un 40 % de lead a oportunidad y un 22 % de cierre en venta con leads. Se marca la etapa que más lejos está, si queda por debajo del 95 % de su referencia.

Si tu dato está por debajo del rango, no lo cambies por el del rango para que el plan salga bonito. El plan solo vale si refleja el embudo que tienes. El que te gustaría tener es el objetivo de los próximos meses, no el punto de partida.

La calculadora divide y multiplica. Si lo que entra está mal, lo que sale está mal con mucha precisión.

• Meter la facturación total en lugar de la nueva. El plan calcula lo que hay que captar. Si metes los 140.000 € que quieres facturar en vez de los 40.000 € que te faltan, el presupuesto sale tres veces y media más alto.
• Contar dos veces la caída del embudo. Si en la última casilla metes el cierre sobre leads y además pones la cualificación, la calculadora aplica las dos caídas y pide muchos más leads de los que hacen falta. En esa casilla va el cierre sobre oportunidades.
• Inflar la parte orgánica. El tráfico de marca viene porque ya te conocen y no crece al ritmo de la inversión. Mete como orgánico lo que llegaría igualmente sin campañas, ni más ni menos.
• Dar el CPC por fijo al escalar. El CPC de hoy es el de tu volumen de hoy. Doblar el presupuesto suele encarecer el clic, y un plan que sale justo a ese CPC no sale al siguiente.
• Mezclar unidades entre objetivo y ticket. Si el objetivo es facturación mensual y el ticket es el valor anual del contrato, salen doce veces menos ventas de las necesarias. Al revés, doce veces más.
• Ignorar el ciclo de venta. Un plan que arranca en enero con un ciclo de 60 días no factura ni en enero ni en febrero. El presupuesto empieza antes que la facturación, y la caja tiene que aguantarlo.

Si el plan pierde dinero o sale justo, el siguiente paso es el embudo, no el presupuesto. Si el cuello está en la web, mira cuánto vale mejorarla con lo que vale la conversión. Si está en la cualificación o el cierre, el trabajo es comercial: lead scoring, seguimiento y un CRM que diga dónde se para cada oportunidad.

Si el plan se paga, comprueba que el CAC aguanta con la calculadora de unit economics, que lo cruza con el LTV y el payback. Y antes de subir la inversión canal por canal, el umbral de rentabilidad en paid te da el CPA y el CPC máximos de cada uno.

Para decidir cuánto meter en marketing en el año, y no solo este mes, está la calculadora de presupuesto de marketing. Si quieres que alguien ejecute el plan contigo, es lo que hacemos en tráfico.