Velocidad del pipeline

Esta calculadora mide el ritmo al que tu pipeline convierte oportunidades en facturación. Con cuatro datos (oportunidades abiertas, ticket medio, tasa de cierre y ciclo de venta) devuelve cuántos euros salen del embudo cada día y cada mes. Y lo compara con tu objetivo de facturación mensual.

La pregunta que contesta es si el pipeline que tienes hoy da para el objetivo de los próximos meses. No para el del trimestre que acaba: ese ya está casi decidido. Lo que factures dentro de dos meses depende de las oportunidades que estén abiertas ahora.

Si no llega, te dice cuánto falta en euros, cuántas oportunidades tendría que haber abiertas a la vez y qué casilla mueve antes el resultado. Es la cuenta que conviene hacer antes de pedir más leads a marketing, porque a veces el problema no es el volumen.

Y no es un forecast. El forecast pondera cada oportunidad por su etapa y su fecha prevista. La velocidad del pipeline mide el ritmo medio del motor con tus tasas de siempre. Las dos cifras se complementan, no se sustituyen.

Todo sale del CRM. La condición es que los cinco datos hablen del mismo tipo de venta y del mismo periodo: si mezclas un producto de 500 € con contratos de 30.000 €, la media no describe ninguno de los dos.

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   Oportunidades abiertas

   Las que están vivas hoy: con reunión hecha o propuesta en marcha, y con un siguiente paso fechado. Las que llevan meses sin movimiento no son pipeline, son archivo. Si las cuentas, la velocidad sale inflada.

2. 02
   Ticket medio

   Lo que factura de media una oportunidad ganada, sin IVA, en la misma unidad que el objetivo. Si el objetivo es facturación de un mes y vendes cuotas, el ticket medio es la cuota de un mes, no el contrato anual.

3. 03
   Tasa de cierre

   Oportunidades ganadas entre oportunidades cerradas, ganadas más perdidas, de los últimos seis a doce meses. Sobre oportunidades, no sobre leads: la tasa de cierre tiene que hablar de la misma población que cuentas en la primera casilla.

4. 04
   Ciclo de venta

   Días medios desde que se abre una oportunidad hasta que se gana. Si mides el ciclo de venta desde que entra el lead, sumas días de cualificación y la velocidad sale más baja de lo que es.

5. 05
   Objetivo de facturación al mes

   Lo que quieres cerrar en un mes con este pipeline. Si parte de la facturación llega sola, como renovaciones o recompras, quítala: aquí va solo lo que tiene que salir de oportunidades nuevas.

Velocidad = oportunidades × ticket × tasa de cierre ÷ ciclo de venta en días. El resultado son euros al día: lo que el pipeline pone sobre la mesa cada jornada al ritmo de hoy. Multiplicado por 30, la facturación al mes. La calculadora la divide entre tu objetivo para darte el porcentaje, y resta para darte el hueco.

Oportunidades necesarias = objetivo ÷ 30 × ciclo ÷ (ticket × cierre). Es la misma fórmula despejada: cuántas oportunidades tienen que estar abiertas a la vez para llegar al objetivo con el ticket, el cierre y el ciclo que tienes. No depende de cuántas tengas ahora.

La tabla de la calculadora sube un 10 % cada casilla por separado. Oportunidades, ticket o cierre: 39.600 € al mes cada una, un 10 % más. El ciclo un 10 % más corto: 40.000 €, un 11,1 % más. La diferencia está en la división. Quitar un 10 % de abajo es multiplicar por 1 ÷ 0,9.

Y las cuatro se multiplican entre sí. Mover cada una solo un 5 % a la vez lleva el mes de 36.000 € a 43.868 €, casi un 22 % más. Por eso un pipeline lento rara vez se arregla con un solo cambio grande. Suele arreglarse con cuatro pequeños.

El veredicto sale del porcentaje del objetivo que cubre la facturación al mes. Hay tres casos:

• Al 100 % o más: el pipeline da para el objetivo. Al ritmo de hoy, lo que sale cada mes cubre lo que quieres facturar. No toca pedir más leads, sino vigilar que el ciclo no se alargue y que entren oportunidades nuevas al mismo ritmo que salen las que cierras.
• Entre el 80 % y el 100 %: llegas justo. El hueco existe pero es pequeño, y suele cerrarse moviendo una sola casilla. Mira la tabla del 10 %: si un ciclo más corto o unas pocas oportunidades más cubren el hueco, es más rápido que esperar a que maduren leads nuevos.
• Por debajo del 80 %: el pipeline no da. La calculadora te dice el hueco en euros y cuántas oportunidades harían falta. Con 45 oportunidades en el ejemplo, el mes daría 27.000 €, un 67,5 % del objetivo: 13.000 € de hueco y 22 oportunidades por abrir. Ningún ajuste fino cubre eso. Hacen falta oportunidades nuevas, y eso lleva un ciclo entero.

Debajo del veredicto, la calculadora marca la casilla que más sube la facturación con el mismo cambio relativo. Con un 10 %, gana siempre el ciclo. Pero la pregunta útil es cuál te cuesta menos mover. Acortar el ciclo un 10 % puede ser quitar una semana de espera entre la reunión y la propuesta. Subir el ticket un 10 % puede ser un año de producto.

Un resultado alto con pocas oportunidades también es un aviso. Si tu velocidad depende de tres oportunidades grandes, perder una cambia el mes entero. La media está bien calculada, pero el riesgo no está en la media.

No hay una velocidad buena en abstracto: el número mezcla ticket, volumen y ritmo, y cada negocio los combina de otra manera. Lo que sí se puede calcular es cuánto tiene que moverse cada casilla, sola, para pasar del porcentaje que tienes al 100 %.

La tabla explica el corte del 80 %. Por encima, el hueco se cubre con un ajuste que cabe en un mes: un 10 % de ciclo, unas cuantas oportunidades. Por debajo, una sola casilla tendría que moverse un 25 % o más, y eso ya no es un ajuste. Es otro pipeline.

La calculadora multiplica y divide. Los errores más caros son los que hacen que el pipeline parezca más rápido de lo que es, porque el hueco aparece el último mes del trimestre, cuando ya no da tiempo a cubrirlo. Pero los hay en las dos direcciones.

• Contar oportunidades muertas. La que lleva tres meses sin respuesta sigue abierta en el CRM porque nadie la cierra. Si la cuentas, sumas euros que no van a llegar. Cierra como perdidas las que no tienen siguiente paso fechado, con su motivo de pérdida, y repite la cuenta.
• Calcular el cierre sobre una población y contar otra. Si la tasa de cierre es sobre propuestas enviadas, pero en oportunidades cuentas también las que solo han tenido una primera llamada, aplicas un cierre alto a oportunidades verdes. Las dos casillas tienen que hablar de lo mismo.
• Mezclar el ticket anual con el objetivo mensual. Con contratos de 12.000 € al año y un objetivo de facturación de un mes, la velocidad sale doce veces más alta de lo que cobrarás ese mes. Elige una unidad y úsala en las dos casillas.
• Medir el ciclo desde el lead. El ciclo tiene que empezar donde empieza la oportunidad que cuentas. Si cuentas desde el primer formulario, sumas días que no corresponden a las oportunidades abiertas y la velocidad sale más baja de lo que es.
• Leer la facturación al mes como la del mes que viene. Es el ritmo medio del motor. Si las oportunidades abiertas están casi todas en la primera etapa, el mes que viene no llegarán. Para saber qué entra y cuándo está el forecast por etapas.
• Meter todos los productos en una media. Un pipeline de 120 oportunidades de 1.500 €, con un 20 % de cierre y 30 días de ciclo, factura lo mismo al mes que otro de 15 oportunidades de 20.000 €, con un 30 % y 75 días: 36.000 €. Mezclados, el ticket y el ciclo medios no describen ninguno. Si vendes cosas muy distintas, una cuenta por línea.

Si te faltan oportunidades, el siguiente paso es saber cuántos leads hacen falta para tenerlas. El plan de captación hace esa cuenta hacia atrás, del objetivo al presupuesto. Y antes de pedir más volumen, comprueba con la calculadora de capacidad comercial que tu equipo puede atender las oportunidades extra sin dejar caer las que ya tiene.

Si el hueco se cierra con el ciclo o con el cierre, el trabajo es del proceso. Empieza por lo barato: el no-show de las reuniones agendadas, los días entre la reunión y la propuesta, las oportunidades sin siguiente paso. Lo último que conviene tocar es el precio.

Nada de esto funciona si el CRM no dice cuándo se abrió cada oportunidad, cuánto vale y en qué etapa está. Si tus datos no dan para rellenar las cuatro casillas sin inventar, el problema va antes que la velocidad. Es lo que montamos en CRM.