Capacidad comercial

Esta calculadora cruza los leads que entran cada mes con las horas que tiene tu equipo comercial para atenderlos. Devuelve cuántos comerciales hacen falta, a qué porcentaje trabaja el equipo de hoy y cuánto cuesta en equipo comercial cada venta, comparado con lo que deja esa venta.

La decisión que ayuda a tomar es contratar o no contratar. Y cuánto. Hay empresas que piden más leads con un equipo que ya no da abasto, y otras que contratan un comercial más cuando lo que falta son oportunidades. Las dos cosas cuestan dinero, y la cuenta para distinguirlas cabe en una pantalla.

La capacidad comercial se mide en horas, no en personas. Dos comerciales con las mismas horas atienden un número de leads muy distinto según lo que tarde cada lead en ganarse o descartarse. Por eso la casilla que más pesa es la de horas por lead.

Son ocho datos. Los leads, el cierre y el ticket salen del CRM. Las horas hay que estimarlas, y conviene hacerlo con el equipo delante, no desde un despacho.

1. 01
   Leads al mes

   Los que tiene que trabajar el equipo comercial: los que pasan el filtro de marketing o del SDR, si lo hay. Media de los últimos tres a seis meses. Si metes contactos que nadie va a llamar, el equipo saldrá saturado sin estarlo.

2. 02
   Horas por lead

   Todo el tiempo que se lleva un lead desde la primera llamada hasta que se gana o se descarta: preparación, reuniones, propuesta, seguimiento y apuntarlo en el CRM. Es una media entre los que se ganan y los que se pierden. Los perdidos también gastan horas.

3. 03
   Horas de venta por comercial al mes

   Las efectivas, no las del contrato. De una jornada completa hay que quitar reuniones internas, formación, administración y desplazamientos. La calculadora propone 100 horas al mes como punto de partida. Si alguien del equipo vende media jornada, pon aquí la media del equipo.

4. 04
   Comerciales de hoy

   Las personas dedicadas a vender. Si el fundador cierra parte de los acuerdos, cuenta las horas que dedica de verdad a eso, no las que le gustaría dedicar.

5. 05
   Tasa de cierre

   Leads ganados entre leads trabajados, de los mismos meses. Aquí va sobre leads, no sobre propuestas, porque la calculadora aplica la tasa de cierre a los leads atendidos.

6. 06
   Ticket y margen bruto

   Lo que factura una venta media, sin IVA, y el porcentaje que queda después del coste directo. Con los dos sale el margen por venta: el techo de lo que puede costar venderla. Si no tienes el margen bruto calculado, empieza por ahí.

7. 07
   Coste anual por comercial

   El coste empresa completo: sueldo fijo y variable, seguridad social y herramientas, como el CRM, el teléfono o las bases de datos. Si hay viajes, también. Si solo metes el sueldo bruto, el coste por venta sale más bajo de lo que es.

Comerciales necesarios = leads al mes × horas por lead ÷ horas de venta por comercial. Las horas que piden los leads entre las horas que da una persona.

Uso del equipo = comerciales necesarios ÷ comerciales de hoy. Por encima del 100 %, entran más leads de los que el equipo puede atender bien. Leads por comercial = horas de venta ÷ horas por lead.

Ventas al mes = leads atendidos × tasa de cierre. Si el equipo está saturado, solo se atienden los que caben. Coste comercial por venta = coste mensual del equipo ÷ ventas al mes. Se compara con el margen por venta = ticket × margen bruto.

Con un séptimo comercial, el equipo atiende 175 leads, vende 26,25 al mes y el coste por venta sigue en 1.000 €. El margen que queda después del coste comercial pasa de 11.250 € a 13.125 € al mes. El séptimo se paga y deja 1.875 € más.

El octavo, no. Solo quedan 5 leads por atender: el equipo baja al 90 % de uso, el coste por venta sube a 1.111 € y el margen después del coste comercial cae a 10.500 €, menos que con seis. Los 7,2 comerciales necesarios no se redondean solos. El 0,2 que sobra es una persona casi parada, salvo que los leads vayan a crecer.

El veredicto sale del uso del equipo: comerciales necesarios entre comerciales de hoy. Hay tres casos:

• Por encima del 100 %: el equipo está saturado. Entran más leads de los que caben, y la calculadora te dice cuántos se quedan sin atender. No se pierden de golpe: reciben una llamada tarde, una propuesta a medias y ningún seguimiento. Comprar más leads aquí solo encarece cada venta.
• Entre el 70 % y el 100 %: el equipo va ajustado. Atiende todo lo que entra y tiene poco tiempo muerto. Cuanto más cerca del 100 %, menos hueco queda para un mes con más leads o para la oportunidad grande que pide horas de más. Si los leads van a crecer, la contratación empieza antes de llegar arriba.
• Por debajo del 70 %: sobra capacidad. O faltan leads, que es lo mismo visto desde el otro lado. El equipo tiene horas pagadas que no se usan en vender, y el coste por venta sube porque el mismo coste se reparte entre menos ventas. Aquí el trabajo está en la captación, no en contratar.

Hay un cuarto aviso que va aparte: si el coste comercial por venta supera el margen por venta, cada venta pierde dinero solo en coste comercial. Y eso antes de contar anuncios, producto o estructura. Con un equipo saturado o con uno sobrado, el mensaje es el mismo: así no se escala.

En el ejemplo, con un cierre del 9 % en lugar del 15 %, el coste por venta sube a 1.667 € y pasa los 1.500 € de margen. Lo que hagas con ese aviso depende de la casilla que lo provoca.

Con un cierre bajo, cada venta carga con las horas de muchos leads perdidos. Con un ticket bajo, puede que vender ese producto con comercial no tenga sentido. Con muchas horas por lead, al proceso le sobran pasos.

No hay un número de leads por comercial que valga para todos: depende de lo que dure tu proceso. Estos son escenarios calculados con 100 horas de venta al mes, la cifra que propone la calculadora.

La tabla enseña dónde está el ahorro. Bajar de 4 a 3 horas por lead, con los mismos 180 leads del ejemplo, deja los comerciales necesarios en 5,4: el equipo de seis pasa del 120 % al 90 % sin contratar a nadie.

Una hora menos por lead puede salir más barata que un sueldo: cualificar antes, una propuesta con plantilla, un autoscheduler en lugar de diez correos para cuadrar una reunión.

Los más comunes hacen que el equipo parezca menos cargado de lo que está. Y con un equipo que parece holgado, nadie contrata hasta que los leads empiezan a perderse.

• Usar las horas del contrato. Una jornada completa ronda las 160 horas al mes. Con 160 en la casilla, el ejemplo pide 4,5 comerciales en lugar de 7,2, y el equipo de seis parece sobrado. Las horas de venta son las que quedan después de todo lo demás.
• Contar solo las horas de la reunión. Un lead no es una reunión de una hora. Es la preparación, la llamada para agendar, la propuesta, tres correos de seguimiento y la ficha del CRM al día. Pregunta al equipo cuánto se lleva un lead entero, también los que se pierden.
• Calcular el cierre sobre propuestas. La calculadora aplica el cierre a los leads atendidos. Si metes el cierre sobre propuestas, que siempre es más alto, las ventas salen infladas y el coste por venta, más bajo de lo que es.
• Dejar fuera del coste lo que no es sueldo. La seguridad social, el CRM, las bases de datos, el teléfono y los viajes también son coste comercial. Sin ellos, el aviso de coste por venta llega tarde.
• Mezclar a quien cualifica con quien cierra. Si tienes SDR y comerciales que cierran, cada perfil gasta horas distintas por lead. Haz una cuenta por perfil: con la media de los dos no sabrás cuál está saturado.
• Usar la media de un año con picos. Si en primavera entra el doble de leads que en verano, un equipo al 80 % de media puede estar al 120 % en los meses que más importan. Haz la cuenta con el mes fuerte, no solo con la media.

Si el equipo está saturado, antes de contratar mira si puedes bajar las horas por lead. Un lead scoring que descarte antes a quien no va a comprar libera horas sin sumar sueldos. Si aun así no cabe, contrata por escalones y comprueba con la calculadora que cada persona nueva se paga, como en el ejemplo.

Si sobra capacidad, el problema está arriba del embudo. El plan de captación te dice cuántos leads y cuánto presupuesto hacen falta para llenar las horas que tienes. Y la velocidad del pipeline te dice si las oportunidades que ya están abiertas dan para el objetivo.

Si el coste por venta supera el margen, revisa también cómo pagas al equipo con la calculadora de comisiones de ventas: un variable mal planteado puede llevarse buena parte del margen. Y para saber cuántas horas se van de verdad en cada lead, el dato tiene que estar en el CRM. Es lo que montamos en CRM.